Signer numériquement un document PDF en moins de 30 secondes
Le 7 février 2024
On vous montre ici comment apposer facilement votre signature électronique sur un document PDF préparé à cet effet, grâce à votre carte à puce.
En tant que manager, vous êtes souvent sollicité pour apposer votre signature sur un document imprimé que l’on vous remet dans un parapheur papier.
Et il n’est pas rare que ce même document, une fois signé, fasse l’objet d’une re numérisation en vue de son stockage dans un répertoire réseau.
Toutes ces opérations demandent du temps et ne sont pas très écoresponsables...
Nous vous proposons ici de vous montrer comment, moyennant deux étapes de préparation que nous décrirons ensuite, il est possible de signer numériquement vos documents en moins de 30 secondes !
Les seuls prérequis sont :
- de disposer d’une carte à puce (voir l’offre "CAE : carte des agents de l’Etat" du pôle Ecologie, ou l’offre "Obtenir une carte agent" pour les agents du ministère de la culture)
- d’avoir Acrobat Reader installé sur son poste (voir la page sur le site "Métiers du numérique SG/DNUM" pour les agents du pôle Ecologie)
Signature du document PDF préparé
Ouvrons tout d’abord le document qui vous a été transmis, et parcourons-le jusqu’à atteindre la zone de signature.
Un simple clic dans cette zone ouvre la fenêtre de choix du certificat puis de l’aspect de la signature pour un visa numérique ( la vidéo suivante vous expliquera justement comment effectuer ce paramétrage ).
Un clic sur "continuer" nous permet de visualiser le rendu final avant signature, puis il suffit de cliquer sur "signer".
Il est possible de créer une copie du document d’origine, mais cette fois-ci avec notre signature numérique.
Il nous est ensuite demandé le code PIN de notre carte.
Après avoir saisi celui-ci, notre signature apparaît dans la zone souhaitée.
Avant de renvoyer le document, et pour vérifier que tout s’est bien passé, nous pouvons rouvrir le PDF signé et nous assurer que la signature numérique a bien été prise en compte.
Les phases de préparation en amont
Pour parvenir à ce résultat, il faut que, d’une part, le signataire ait au préalable paramétré l’aspect de sa signature et que, d’autre part, le document à faire signer ait lui-même été préparé à recevoir une signature électronique.
Côté signataire : paramétrer sa signature numérique dans Acrobat Reader
Pour paramétrer notre signature numérique, il nous suffit d’ouvrir Acrobat Reader sur notre poste de travail.
Nous allons tout d’abord nous rendre dans le menu "édition" puis "préférences" et "signatures".
Nous choisissons tout d’abord "identités et certificats approuvés" et cliquons sur le bouton "autres".
La carte agent de l’Etat étant multi-usages, il est possible que plusieurs certificats soient listés, il faut alors sélectionner celui pour lequel l’usage prévu est : non répudiation*.
Une fois celui-ci choisi, cliquer sur le crayon et choisir "utiliser pour la signature".
Afin qu’il soit plus facilement identifiable par la suite, choisissons maintenant l’option "Personnaliser" en lui donnant un nom explicite.
Nous allons ensuite paramétrer l’aspect de notre signature, afin d’afficher notre griffe par exemple.
Pour ce faire, dans le menu "Signatures", choisissons à présent "création et aspects" et cliquons sur le bouton "autres".
Dans cette fenêtre, nous allons pouvoir définir puis gérer les différents aspects de notre signature numérique. Un clic sur "créer" ouvre l’écran de configuration dans lequel nous allons personnaliser notre signature.
Après lui avoir donné un titre, nous allons modifier les paramètres par défaut, et notamment remplacer le nom du signataire par un fichier contenant une image. Il est à noter que seuls les fichiers PDF sont reconnus et non les fichiers images.
Ceci étant fait, il suffit de cliquer sur "OK" et notre signature personnalisée est enregistrée, nous pourrons dès lors la réutiliser très simplement.
* La non-répudiation est l’une des propriétés de l’information considérées en cybersécurité (avec la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité). Elle consiste en l’assurance qu’une action sur la donnée réalisée au nom d’un utilisateur (après authentification) ne saurait être répudiée par ce dernier. Tout comme la confidentialité et l’intégrité, la non-répudiation s’appuie sur des mécanismes de chiffrement.
Côté émetteur du document : préparer le PDF à la signature numérique
Après avoir inséré notre carte à puce dans son lecteur, puis ouvert notre document avec Acrobat Reader, nous choisissons, dans le menu de droite, "autres outils", puis "certificats".
Cliquons alors sur l’option "signer numériquement" visible à l’écran.
Comme indiqué dans la boîte de dialogue, nous allons parcourir le document pour nous placer à l’endroit où nous souhaitons que soit apposée la signature.
Il suffit de définir une zone en maintenant appuyé le bouton gauche de la souris, exactement comme lorsqu’on ajoute un post-it sur un document papier pour indiquer à quel endroit il faut signer.
Une fenêtre apparaît ensuite, dans laquelle nous allons pouvoir choisir un certificat.
La carte agent de l’Etat étant multi-usages, il est possible que plusieurs certificats soient disponibles, à ce stade, le choix importe peu.
Un clic sur "continuer" nous permet de visualiser le rendu final avant signature. Si celui-ci nous convient, cliquons sur "signer".
Il est possible de créer une copie du document d’origine, mais avec l’empreinte de la signature. Une fois ceci fait, il nous est demandé le code PIN de notre carte.
Après avoir saisi celui-ci, notre signature apparaît dans la zone souhaitée.
Un clic droit sur la signature générée permet d’accéder à un menu contextuel, nous allons choisir "effacer la signature".
Ainsi, la zone de signature est conservée, et notre document est maintenant prêt à être envoyé au signataire souhaité.